Les obligations comptables dépendent principalement de la forme juridique, du régime fiscal et du régime de TVA. Une société commerciale, comme une SAS, une SASU, une SARL ou une EURL soumise à l’impôt sur les sociétés, doit généralement tenir une comptabilité d’engagement et établir des comptes annuels. Les opérations sont enregistrées dès la naissance de la créance ou de la dette, même si le paiement intervient plus tard.
Le régime de la micro-entreprise est plus simple : l’entrepreneur n’établit pas de comptes annuels classiques. Il doit toutefois conserver ses justificatifs, tenir un livre des recettes et, pour certaines activités de vente ou d’hébergement, un registre des achats. Le régime de franchise en base de TVA allège les déclarations de TVA, mais ne supprime pas les obligations de facturation et d’archivage.
Avant la première facture, il est donc utile de vérifier son régime sur le site de l’administration fiscale et de faire préciser les obligations applicables par un expert-comptable.
Une entreprise au régime réel doit enregistrer chronologiquement ses mouvements dans un livre-journal et reporter les écritures dans un grand-livre. Elle doit également établir un inventaire au moins une fois tous les douze mois afin de contrôler l’existence et la valeur de ses éléments d’actif et de passif.
Les écritures doivent être appuyées par des pièces justificatives : factures émises et reçues, relevés bancaires, contrats, notes de frais, bulletins de paie, déclarations fiscales et preuves de règlement. Les factures doivent notamment comporter une numérotation unique et continue, la date, l’identité des parties, la description des biens ou services, les montants hors taxes et toutes taxes comprises ainsi que les mentions de TVA lorsqu’elle s’applique.
Les règles de conservation sont précisées par le portail officiel de l’administration française.
La TVA constitue l’un des points de vigilance majeurs de la première année. Une entreprise peut être en franchise en base, au régime réel simplifié ou au régime réel normal. Le régime applicable détermine la fréquence des déclarations et le moment où la TVA collectée doit être reversée.
Lorsqu’elle facture la TVA, l’entreprise doit distinguer la TVA collectée sur ses ventes de la TVA déductible sur ses achats. Une déclaration erronée peut entraîner un complément d’impôt, des intérêts de retard ou des pénalités. Les factures doivent aussi mentionner correctement le taux appliqué, l’exigibilité et, le cas échéant, la référence au mécanisme d’autoliquidation.
La jeune entreprise doit également anticiper :
Le calendrier officiel des échéances est disponible dans l’espace professionnel impots.gouv.fr.
La clôture ne consiste pas simplement à additionner les recettes et les dépenses. Il faut rattacher chaque produit et chaque charge au bon exercice. Cette étape peut conduire à enregistrer des factures non encore payées, des charges constatées d’avance, des produits à recevoir, des amortissements ou des provisions lorsque les conditions sont réunies.
Pour une société commerciale, les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, sauf dispositifs de présentation simplifiée prévus par la loi. Le premier exercice peut avoir une durée différente de douze mois : il ne peut toutefois pas dépasser 24 mois et ne peut pas s’étendre au-delà du 31 décembre de la deuxième année suivant la création.
Les dirigeants doivent organiser un calendrier de clôture comprenant notamment :
Dans une société tenue d’établir et de déposer ses comptes, les associés doivent en principe approuver les comptes dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. Les comptes sont ensuite déposés au greffe dans le mois suivant l’approbation, ou dans les deux mois en cas de dépôt électronique.
Le dépôt peut comprendre les comptes annuels, la proposition d’affectation du résultat et la décision d’affectation. Certaines petites entreprises peuvent demander la confidentialité de tout ou partie de leurs comptes, sous réserve de remplir les critères prévus par les textes. Cette option ne dispense pas du dépôt lorsque celui-ci est obligatoire.
Une entreprise individuelle au régime réel et une micro-entreprise ne suivent pas exactement cette procédure de dépôt des comptes sociaux. La forme juridique doit donc être vérifiée avant toute échéance.
La meilleure pratique consiste à ne pas attendre la clôture pour traiter la comptabilité. Un rythme mensuel permet de détecter rapidement un impayé, une erreur de TVA ou une dépense non justifiée. Il facilite aussi le pilotage de la trésorerie, souvent plus déterminant que le seul chiffre d’affaires pendant la phase de lancement.
Un logiciel de facturation ou de comptabilité peut automatiser certaines tâches, mais il ne remplace pas le contrôle des données. Il faut notamment vérifier les comptes bancaires, les taux de TVA, les immobilisations et les factures d’achat. La réforme de la facturation électronique prévoit par ailleurs une réception obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er septembre 2026 ; l’émission deviendra obligatoire pour les petites et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027, selon le calendrier annoncé par l’administration.
Oui, aucune règle générale n’impose de recourir à un expert-comptable. Le dirigeant reste toutefois responsable de la régularité des comptes. Un professionnel peut sécuriser les choix fiscaux, les écritures d’inventaire et les déclarations.
Oui. Les factures et justificatifs comptables doivent être conservés pendant 10 ans. La conservation numérique est possible si elle garantit l’intégrité, la lisibilité et l’authenticité des documents.
Non. Le premier exercice peut être plus court ou plus long. Pour une société, sa durée maximale est généralement de 24 mois, sans pouvoir dépasser le 31 décembre de la deuxième année suivant la création.
Non. Elle bénéficie d’une comptabilité allégée, mais doit notamment suivre ses recettes, conserver ses justificatifs et respecter ses obligations de facturation. Les activités de vente ou d’hébergement peuvent nécessiter un registre des achats.